de Werkdrukillusie


Werkdruk. Onbalans tussen beschikbare en benodigde tijd. Is werkdruk een feit of is het fictie? Ja, er zijn instrumenten om dit op te helderen. Nog beter is die instrumenten in te zetten om aan een andere vraag te werken: Hoe werken we samen aan een veerkrachtige, duurzaam productieve organisatie?

Voor we beginnen: de man (m/v) die zijn sleutels zocht

Een man (m/v)zoekt in het maanlicht naar zijn sleutels. Als zijn buurman langskomt vraagt deze: ‘Wat doe je zo laat nog buiten?’ ‘Ik ben op zoek naar de autosleutels die ik op zolder ben verloren,’ zegt de man. Het geeft de buurman te denken. Hij kent de man als een aardige en creatieve kerel, maar dit gedrag is toch opmerkelijk. ‘Waarom zoek je dan niet op zolder?’ vraagt de buurman. ‘Daar is het veel te donker en je struikelt over de rotzooi.’ Nu schieten er drie opties door zijn hoofd:

  1. Doorlopen. Iedereen heeft per slot recht op zijn eigen uitdaging.

  2. De man koffie aanbieden. Je vindt de sleutels nog niet, maar legt wel verbinding. De rest komt later.

  3. Een zaklamp halen en meezoeken. Vervolgens kijken of ie daarmee naar zijn zolder gaat.

Wat zou je doen als je in de schoenen van de buurman stond?

Een collega is ’s avonds nog aan het werk. Je ziet het licht branden op de gang of de e-mails langskomen. 'Wat doe je zo laat nog aan het werk?', vraag je. ‘Ik weet niet waar ik anders de tijd vandaan moet halen om het werk af te maken’, verzucht je collega (m/v), die de tijd buiten zichzelf zoekt. Hoe ben je dan van waarde? Drie voorbeelden:

  1. De bestuurder

De bestuurder is in het verleden wel doorgelopen. Maar van tijd tot tijd is er wat van zolder nodig en dan duurt het heel erg lang voordat het gevonden is. Hoe krijg je iemand zo ver om de zolder op te ruimen? Laten we een verbinder vragen.

  1. De verbinder

Verbinders zijn geïnteresseerd in andere mensen. Ze horen het verhaal aan, stellen wat vragen en krijgen de man zover naar zolder te gaan. Zonder lamp is het lang zoeken, maar het lukt. De bestuurder maakt zich wel zorgen over de arbeidsproductiviteit. Kan dit ook pragmatischer?

  1. De pragmaticus

Pragmatische mensen richten zich vaak op het oplossen van problemen. Misschien ben jij - de lezer van dit artikel - ook een pragmaticus. Je bent getriggerd door het begrip werkdrukillusie en denkt wellicht: 'laten we het maar eens kijken wat dit artikel me leert een wat ik daarmee kan'.

Ik heb - in analogie aan de man die zijn sleutels zocht - enkele vragen voor je. Maar eerst even over die zaklamp.

De zaklamp

Inderdaad is er een zaklamp. Een instrument om veerkracht, versnippering en werkdruk(balans) meetbaar te maken. De bedoeling van de zaklamp is dat mensen hun eigen zolderkamer opruimen. Honderden mensen hebben er baat bij. De zaklamp heeft drie eigenschappen:

  1. Je kunt er een ander wel een beetje mee bijlichten, maar het werkt pas goed in de handen van iemand die zijn eigen sleutels (veerkracht) zoekt. Een coach leert het je.

  2. Het kost de eerste keer ongeveer twee uur om samen met de coach je sleutels te vinden op je rommelzolder. Dat herhaal je een keer. Daarna kost het nog een kwartier per week. Het zelf opruimen van de zolder (werkdrukbalans) duurt ongeveer 6 weken. Het is fijn om iemand in de buurt te hebben die je helpt met keuzes maken.

  3. Iemand die de zaklamp gebruikt of heeft gebruikt, is ook op zijn eigen zolder geweest. Zo iemand herkent het wanneer anderen hun sleutels kwijt zijn. Zo iemand kan helpen om mee te bepalen wat er op zolder blijft en wat weggegooid kan worden.

Nu mijn vragen:

  • Wie gaat / gaan er over de zolder?

  • Welke rol wil je vervullen ten opzichte van de man (m/v) en de belanghebbenden bij de zolder?

  • Wie of wat heb jij nodig om die rol goed te vervullen?

  • Wat weerhoud je om de man door te verwijzen naar iemand die samen met hem de zolder gaat bekijken en daarover goede vragen stelt?

  • Hoe kun je eraan bijdragen dat de zolder op orde blijft?

Nog een illusie?

"Nederland blijkt een enorme veerkracht te hebben, die ook in de herstelfase van grote waarde kan zijn. Eigen verantwoordelijkheid, solidariteit en veerkracht moeten daarom kernelementen zijn van het herstelbeleid." Aldus Mariëtte Hamer, voorzitter van de SER.

Wat je aandacht geeft, groeit. Werkdruk kan een serieus probleem zijn, of het nu een feit of fictie is. De oplossing - het hanteerbaar te maken - ligt echter zelden alleen bij het gedrag van de betrokkene. Het is óók een illusie te denken dat het op individueel niveau oplosbaar is. Door bij de verandering ook de cultuur en de bedrijfsvoering te betrekken, worden veranderingen duurzaam. Voor zulke veranderingen is draagvlak, tijd en aandacht nodig.

Niet iedereen heeft last van werkdruk, maar iedereen heeft baat bij meer veerkracht: mentaal, operationeel en sociaal; in de strategie, de structuur en cultuur. Alleen daarom al verdient veerkracht onze aandacht. Maar vooral om dat wetenschappelijk onomstreden is dat samenhangende, op individu, team en organisatie gerichte aanpakken effectiever zijn. Waarom zou je van het zoeken van de sleutel geen groepsproces maken? Zo bouwen we samen en ieder vanuit eigen verantwoordelijkheid aan duurzaam productieve organisaties.

...

Ben jij een (team)coach en spreekt dit je aan? op zoek naar kennis om hieraan een bijdrage te leveren? Kijk eens naar de opleidingsmogelijkheden.