• Waardecreatie

  • Veranderkunde

    Gebruik de managementinnovatie
  • Sociale innovatie

    Gebruik de managementinnovatie
  • Strategie

    Een sterke zet in de werkdrukaanpak
  • Duurzame inzetbaarheid

    Geef ruimte
http://www.maartendewinter.nl/uploads/images/leden/thumb_Margritte_1.jpg

De werkdrukillusie

Ontmasker de werkdrukillusie

Als werken een marathon wordt

Er is terecht veel te doen over de gezondheidsrisico’s en economische schade van een hoge werkdrukbeleving als die aan het licht komt in MTO’s of RI&E’s. Toch kan er een groot verschil zijn tussen objectieve en subjectieve werkdruk. Dat is de werkdrukillusie. In de ontmaskering daarvan zit veel waarde voor de ontwikkeling van mensen en organisaties.

De werkdrukillusie

Als iemand een taak heeft van acht uur is het overzicht eenvoudig. Hij of zij heeft acht uur taaktijd nodig om die af te ronden. Maar als er vijf taken van een uur, tien van een kwartier en vijftien van twee minuten zijn, wordt het anders. Cumulatief is dit nog steeds acht uur werk, maar dat lijkt niet zo. De één ziet dertig taken van gemiddeld een half uur, de ander vijf taken van een uur en nog wat grut. Die vertekening is de werkdrukillusie: de één denkt het niet aan te kunnen, maar kan het wel. Voor de ander is het precies andersom. De werkdrukbalans vertekent met name bij complexere takenpakketten, zoals bij optische illusies. Sommige mensen overschatten werkdruk, anderen onderschatten het. Dat kan samenwerking - zeker wanneer de één een medewerker is en de ander leidinggevende - in de weg zitten.

Verboden af te beelden

Het schilderij verboden af te beelden van René Magritte toont ons een man die in de spiegel kijkt. Maar hij ziet zichzelf uitsluitend zoals anderen hem zien; hij ziet zichzelf niet. Als je ernaar kijkt, geeft het te denken. Want in welke spiegel kijken we eigenlijk? Hoe zien wij onszelf daarin? En hoe zien anderen ons? Die vragen worden bij werkdruk actueel.

Niet veranderen maar ontmaskeren

Objectieve en subjectieve werkdruk bestaan dus allebei. Hoewel geen zinnig mens het bestaan van objectieve werkdruk ontkent, identificeren veel mensen werkdruk met de werkdrukbeleving. Ook veel interventies zijn erop gericht de werkdrukbeleving te beïnvloeden. Objectieve werkdruk lijkt een onderwerp te zijn, waarvoor de medewerker zelf verantwoordelijk is en waarover niet wordt gesproken. Voor bewustwording en het bespreekbaar maken van werkdruk is de werkdrukillusie daarom een belangrijk begrip. Want illusies moet je niet willen veranderen, maar ontmaskeren. Hoe maak je de werkdrukillusie inzichtelijk en bespreekbaar? Wat doet dit gesprek met medewerkers, hoe bewaak je verwachtingen in samenwerkingsprocessen en wat is de waarde daarvan voor organisatieontwikkeling?

Subjectief of objectief?

Subjectieve werkdruk is de werkdrukbeleving. De werkdruk zoals mensen die ervaren. Er zijn tal van vragenlijsten om dat te kwantificeren en met statistiekjes meetbaar te maken. Hoe kwantificeerbaar subjectieve werkdruk ook is, het blijft subjectief; een (getal over een) mening en geen (getal over een) feit. Deze subjectieve werkdruk vormt de basis voor de huidige RI&E instrumenten van het Arbo-beleid. De meeste Arbo-professionals kennen wel balansmodellen die op basis daarvan zijn gemaakt, zoals het WEB of JDR model. Deze hebben waarde, maar je kunt een illusie niet ontmaskeren op basis van de beleving. Een illusie ís immers een beleving.

Iedereen kent uiteraard wel het fenomeen dat je soms een sprint moet trekken om iets op tijd af te hebben. Als je na een geslaagde sprint herstelt is de beleving extra fijn. Wanneer een gehaaste sprint een marathon wordt is de beleving niet fijn meer en nemen gezondheidsrisico’s toe. Dan wordt het tijd om benodigde en beschikbare tijd te objectiveren. Benodigde tijd kun je kwantificeren op basis van routines, de geplande taken en benodigde tijd voor onvoorziene binnen vliegers. Beschikbare tijd is de voor werk beschikbare tijd. Er zijn algoritmes die dat ook voor complexe en minder voorspelbare takenpakketten kunnen ordenen, optimaliseren en tonen. Op basis daarvan kun je werkdrukbalans zichtbaar maken en objectiveren.

Piekdruk bespreekbaar

Accepteert de betrokkene de eigen grenzen? Kan hij of zij in de spiegel kijken? Ook als dat lukt en grenzen zichtbaar zijn, is het lastig genoeg ze bespreekbaar te maken, laat staan werkdruk samen te beïnvloeden. In analogie aan het schilderij zijn zowel het spiegelbeeld, de man zelf en wij als kijkers onderdeel van de ontmaskering van werkdrukillusies. Wij als kijkers staan in die analogie voor de cultuur van de organisatie. HR professionals hebben daar een rol in.

Dit proces van zichtbaar, bespreekbaar en beïnvloedbare werkdruk kan veel waarde aan samenwerking in organisaties toevoegen. Bij werkdruk gaat het uiteraard niet alleen om het halen van sprints, planningen en SMART doelstellingen. Tijd is geld en tijd is snelheid; maar er is meer. Tijd heeft ook een kwaliteit. Het plezier of de professionele groei die een taak iemand biedt zijn daarvan voorbeelden. Ook die kun je bij de prioritering en keuzes betrekken.

De rol van de organisatieadviseur

Organisatieadviseurs kunnen op basis hiervan met drie activiteiten bijdragen aan ontwikkeling: met reflectie, dialoog en afstemming op de klantbehoefte. Reflectie gaat over acceptatie van grenzen en ontdekken van talenten. Als collega’s taken van elkaar kunnen overnemen kunnen adviseurs een dialoogproces maken om pieken te egaliseren. Liggen er structureel te veel taken bij het team, dan kan de adviseur prioriteiten bespreekbaar maken. Als er dan nog steeds piekdruk is, kan de adviseur helpen om doelen beter af te stemmen op klantbehoeften. Zulke adviesprocessen zijn uitdagend en mobiliseren vaak nieuwe inzichten, creativiteit en vindingrijkheid. Ontmaskeren van illusies betekent je waarheid uit durven dagen. En dat moeten mensen en de organisatie zelf doen. De organisatie komt dan dankzij het gesprek over de werkdrukillusie in ontwikkeling.

Praktijkervaring

Meer dan tien organisaties van kleine MKB-ers tot overheden en grote bedrijven hebben zulke processen doorlopen. Een ingenieursbureau vond hiermee de sleutel om projecten te beheersen. Een vastgoedbeheerder leerde andere vragen (en doelen) te stellen en heeft het minder druk met betere prestaties. Een accountant kreeg haar vrijheid terug. In een waterschap kwamen mensen mede hierdoor in betere balans. We hebben met de VBBA (een gevalideerd vragenlijstinstrument) bij een gemeente vermindering van werkdrukbeleving gerealiseerd en aangetoond. Een managementteam heeft productiviteitsverbetering van 5% vastgesteld.

De toekomst

Welke initiatieven kunnen deze ontwikkeling starten?

  • HR is aan zet. HR kan coaching bij het ontmaskeren van de werkdrukillusie aanbieden. Als HR de ontwikkeling van de organisatie wil faciliteren, is het gesprek over de werkdrukillusie een goed begin.
  • Ondernemings- en medezeggenschapsraden zijn aan zet. Zij zijn medeverantwoordelijk voor de RI&E processen en kunnen deze processen dus veranderen.
  • Ook de wetgever is aan zet. SZW zou initiatief moeten nemen om de verouderde multidisciplinaire richtlijn samen met de beroepsgroep te actualiseren en objectieve werkdruk daarin te beschrijven. Dat verbetert het arbobeleid in Nederland.
  • Belangstellende adviseurs in Arbo, ontwikkelen en integrale organisatievraagstukken kunnen trainingen en opleidingen volgen om deze kennis in hun organisaties of bij hun klanten toe te passen. Deze trainingen worden zoveel mogelijk geaccrediteerd voor PE punten.

 

Een paper met een uitgebreide methodebeschrijving is tot september 2018 onder embargo beschikbaar via www.archimedes.nu/contact. Daarna is deze vrij beschikbaar.

Week van de RIE

Tijdens de week van de RIE worden enkele webinars gegeven over de werkdrukillusie.

U kunt zich daarvoor hier aanmelden.

 



www.hrzone.nl/vitaliteit/vitaliteit-artikelen/entry/ontmasker-de-werkdrukillusie-als-werken-een-marathon-wordt




Maarten de Winter

Geïnteresseerd in onze nieuwsbrief

 

Creative Commons-Licentie

Disclaimer | All right reserved Maarten de Winter © Copyright 2012